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Glossar
Fachbegriffe einfach erklärt
Software Asset Management: Lizenzen und Programme im IT-Alltag im Griff behalten
Software Asset Management (SAM) heißt, den Überblick über alle Programme und Cloud-Abos eines Unternehmens zu behalten: was installiert ist, was gekauft wurde, was wirklich genutzt wird und wer dafür zuständig ist. Fachlich ist SAM ein Teil des IT Asset Management, das auch Hardware umfasst.
Für ein kleines IT-Team klingt das nach Konzernthema. Im Alltag zeigt es sich aber ganz konkret: bei der Frage, ob für die neue Kollegin noch eine Lizenz frei ist, bei der Rechnung für Microsoft 365, die mit jedem zusätzlichen Konto steigt, oder beim Dienstleister, der wissen will, auf welchen Rechnern eine bestimmte Version läuft. Wer mehrere Standorte betreut, kennt das Problem doppelt.
Das Wichtigste in Kürze
- Vier Fragen: Was ist installiert? Was haben wir gekauft? Was wird genutzt? Wer ist zuständig? SAM beantwortet sie dauerhaft, nicht nur einmal im Jahr.
- Datenquellen gibt es meist schon: Intune, das Microsoft 365 Admin Center, Rechnungen und die Unterlagen des Dienstleisters.
- Größter Hebel: Lizenzen beim Austritt und beim Abteilungswechsel konsequent zurückholen.
- Sicherheit: Ein aktuelles Softwareverzeichnis zeigt sofort, wo veraltete Versionen laufen, etwa Windows 10 nach dem Supportende.
Stand: November 2026 · Fachlich abgeglichen mit Microsoft Learn, den CIS Controls und dem BSI IT-Grundschutz (Quellen am Ende des Artikels)
Woher die Daten kommen
Ein Softwareverzeichnis muss nicht bei null beginnen. In den meisten Microsoft-365-Umgebungen liegen die wichtigsten Informationen bereits vor, nur eben verstreut. Die Arbeit besteht darin, sie zusammenzuführen und aktuell zu halten.
Installierte Software: Intune
Wer Geräte mit Microsoft Intune verwaltet, findet unter „Apps“ den Bericht „Ermittelte Apps“. Er listet je Anwendung Name, Version, Herausgeber und die Zahl der Geräte und lässt sich als CSV exportieren. Auf Unternehmensgeräten erfasst Intune alle Apps, auf privaten Geräten nur die verwalteten. Der Bericht wird je Gerät alle sieben Tage ab der Registrierung aktualisiert, Win32-Apps über die Intune Management Extension alle 24 Stunden. Microsoft bezeichnet das neuere „App-Inventar“ als langfristigen Ersatz.
Abos und Nutzung: Microsoft 365 Admin Center
Unter „Abrechnung“ steht, wie viele Lizenzen gekauft und zugewiesen sind. Die Nutzungsberichte unter „Berichte“ zeigen für die letzten 7, 30, 90 oder 180 Tage, wer einen Dienst intensiv nutzt und wer kaum. Microsoft nennt das ausdrücklich als Hinweis auf Konten, die möglicherweise keine Lizenz brauchen. Zwei Details: Die Berichte enthalten keine Kauflizenzen, und Benutzernamen sind standardmäßig ausgeblendet, um den Datenschutz zu unterstützen. Wer sie einblenden will, sollte das vorher mit Betriebsrat und Datenschutz klären.
Verträge und Rechnungen
Was gekauft wurde, steht in Rechnungen, Angeboten und Lizenzzertifikaten, bei Fachsoftware oft auch nur im Kundenportal des Herstellers. Dazu gehören Laufzeit, Kündigungsfrist und die Frage, ob Wartung und Updates enthalten sind.
Was der Dienstleister weiß
Betreut ein externer IT-Partner Server oder Fachanwendungen, liegen dort oft Installationsdaten und Lizenzschlüssel. Vereinbaren Sie, dass er Änderungen meldet und Ihnen einmal im Quartal eine Liste übergibt. Die Lizenzen gehören dem Unternehmen, nicht dem Dienstleister.
Lizenzmodelle im Überblick
Ob eine Lizenz „frei“ ist, hängt davon ab, wie der Hersteller zählt. Im Mittelstand begegnen einem vor allem fünf Modelle. Die Tabelle zeigt, worauf Sie im Alltag achten sollten.
| Modell | Worauf achten |
|---|---|
| Pro Benutzer | |
| Microsoft 365, viele Cloud-Dienste | Beim Austritt sofort entziehen, sonst zahlt das Abo weiter |
| Pro Gerät | |
| Manche Fach- und Branchenlösungen | Bei Gerätetausch alte Installation entfernen |
| Gleichzeitige Nutzung | |
| CAD, Statistik- und Spezialprogramme | Die Spitzenlast im Lizenzserver bestimmt den Bedarf |
| Kauflizenz mit Wartung | |
| Ältere Fachsoftware | Ohne Wartungsvertrag keine Updates, Frist im Kalender |
| Abo mit Laufzeit | |
| Grafik, PDF, Projektplanung | Automatische Verlängerung, Kündigungsfrist prüfen |
Reicht eine Excel-Liste?
Für den Anfang ja. Eine Tabelle mit Produkt, Hersteller, Lizenzmodell, Anzahl, Laufzeit, Zuständigkeit und Ablageort des Vertrags ist besser als gar nichts. Sie stößt an Grenzen, sobald mehrere Personen sie pflegen oder die Zuordnung zu Personen und Geräten dazukommt. Dann lohnt es sich, Inventardaten automatisch einzulesen und Lizenzen dort zu verwalten, wo auch die Anfragen ankommen.
Gruppenbasierte Lizenzierung nutzen
Im Microsoft 365 Admin Center lassen sich Lizenzen Gruppen zuweisen statt einzelnen Personen. Wer in die Gruppe „Vertrieb Linz“ kommt, erhält die passenden Lizenzen, wer sie verlässt, verliert sie. Achtung: Geschachtelte Gruppen unterstützt die gruppenbasierte Lizenzierung derzeit nicht. Lizenzen erhalten nur Mitglieder der ersten Ebene.
Fünf Situationen aus dem Alltag
Die folgenden Beispiele sind typische Fälle aus kleinen und mittleren IT-Teams. Firmennamen und Zahlen sind frei gewählt.
1. Neue Kollegin in der Grazer Niederlassung
Die Personalabteilung meldet den Eintritt am Freitag, Arbeitsbeginn ist Montag. Angenommen, die Kollegin braucht neben Microsoft 365 eine PDF-Bearbeitung und den Zugang zur Warenwirtschaft. Mit einem festen Onboarding-Formular steht beides auf der Liste, und die IT sieht vorab, ob eine Lizenz frei ist oder bestellt werden muss.
2. Wechsel von der Produktion in den Einkauf
Beim Abteilungswechsel kommen neue Programme dazu, die alten bleiben oft installiert. Eine Lizenz der Produktionsplanung, die niemand mehr nutzt, kostet weiter Wartung. Beim Wechsel gehört deshalb immer die Frage dazu: Was fällt weg?
3. Austritt in Wien
Das Konto wird gesperrt, die Microsoft-365-Lizenz bleibt aber zugewiesen, bis jemand sie entfernt oder die Person aus der Lizenzgruppe nimmt. Bei Abos, die pro Benutzer laufen, ist das der häufigste Grund für zu viele Lizenzen.
4. Der Dienstleister rollt ein Update aus
Der IT-Partner aktualisiert eine Fachanwendung auf allen Rechnern in Linz. Danach weiß niemand mehr genau, ob die neue Version dieselbe Lizenz nutzt. Ein kurzer Change-Eintrag mit Version, Anzahl Geräte und Lizenzbezug spart später lange Suche.
5. Windows 10 läuft noch auf einzelnen Geräten
Der Support für Windows 10 endete am 14. Oktober 2025, nur LTSC-Versionen haben einen eigenen, längeren Lebenszyklus. Für Microsoft 365 Apps auf Windows 10 liefert Microsoft noch Sicherheitsupdates bis 10. Oktober 2028, das Betriebssystem selbst erhält Updates nur über das kostenpflichtige Extended-Security-Updates-Programm. Ein aktuelles Softwareverzeichnis zeigt, welche Geräte betroffen sind, und macht aus der Migration einen planbaren Auftrag statt einer Suchaktion.
Allen fünf Fällen gemeinsam ist: Wenn die Anfrage über ein festes Formular kommt und als Ticket dokumentiert wird, ist die Lizenzfrage Teil des Ablaufs und muss nicht extra gestellt werden.
Startcheckliste für kleine IT-Teams
SAM muss nicht als Großprojekt starten. Diese Schritte reichen für einen belastbaren ersten Stand:
- Die zehn teuersten Produkte zuerst: Meist sind das Microsoft 365, ERP oder Warenwirtschaft, CAD und ein paar Fachanwendungen. Sie machen den größten Teil der Kosten aus.
- Gekauft gegen genutzt: Für jedes dieser Produkte Anzahl gekauft, Anzahl zugewiesen und Anzahl tatsächlich genutzt nebeneinanderstellen.
- Verträge an einem Ort: Rechnungen, Lizenznachweise und Kündigungsfristen zentral ablegen und Fristen in den Teamkalender eintragen.
- Austritt und Wechsel ergänzen: Lizenzrückgabe als festen Punkt in die Checklisten für Austritt und Abteilungswechsel aufnehmen.
- Freigegebene Software festlegen: Eine kurze Liste der Programme, die ohne Rückfrage installiert werden dürfen. Alles andere läuft über eine Anfrage.
- Dienstleister einbinden: Meldepflicht für Installationen und Updates vereinbaren, Lizenzschlüssel ins eigene Verzeichnis übernehmen.
- Quartalscheck: Einmal pro Quartal ungenutzte Lizenzen und nicht unterstützte Versionen prüfen.
Typische Stolpersteine
- Testkonten und Postfächer für Funktionen wie Buchhaltung oder Bewerbungen bekommen versehentlich eine Volllizenz.
- Manche kostenlosen Werkzeuge sind nur für den privaten Gebrauch frei und im Unternehmen lizenzpflichtig. Das steht in den Lizenzbedingungen.
- Fachbereiche bestellen Cloud-Dienste selbst. Ohne Meldung fehlen sie im Verzeichnis und beim Austritt.
Wer Endgeräte und Updates nicht selbst betreuen will, findet bei KYBERNA auch Leistungen rund um Microsoft 365.
Häufige Fragen zu Software Asset Management
Brauchen auch kleine Unternehmen Software Asset Management?
Ja, in kleinerem Umfang. Auch in kleinen Unternehmen kommen über die Jahre viele Programme und Abos zusammen. Ein einfaches Verzeichnis der wichtigsten Produkte und eine feste Lizenzrückgabe beim Austritt verhindern die meisten unnötigen Kosten.
Reicht eine Excel-Liste für die Lizenzverwaltung?
Als Einstieg reicht sie. Sobald mehrere Personen die Liste pflegen, Lizenzen Personen oder Geräten zugeordnet werden müssen oder Inventardaten automatisch einfließen sollen, wird eine Tabelle fehleranfällig. Dann ist ein Werkzeug sinnvoll, das Anfragen und Assets gemeinsam verwaltet.
Wie finde ich ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen?
Die Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center zeigen für bis zu 180 Tage, wer welchen Dienst nutzt. Konten mit wenig oder keiner Aktivität sind Kandidaten für eine Prüfung. Benutzernamen sind in den Berichten standardmäßig ausgeblendet.
Was ist der Unterschied zwischen Software und Hardware Asset Management?
Software Asset Management verwaltet Programme, Abos und Nutzungsrechte. Hardware Asset Management kümmert sich um Geräte wie Notebooks, Bildschirme und Server von der Beschaffung bis zur Entsorgung. Beide gehören zum IT Asset Management und ergänzen sich, etwa beim Gerätetausch.
Was muss ich nach dem Supportende von Windows 10 beachten?
Seit dem Supportende am 14. Oktober 2025 erhält Windows 10 Sicherheitsupdates nur noch über das kostenpflichtige ESU-Programm, ausgenommen LTSC-Versionen mit eigenem Lebenszyklus. Ein Softwareverzeichnis zeigt, welche Geräte noch betroffen sind. Für Microsoft 365 Apps auf Windows 10 gibt es Sicherheitsupdates bis 10. Oktober 2028.
Wie hilft ky2help bei Software Asset Management?
ky2help® nimmt Softwareanfragen über Self-Service-Portale entgegen, bildet Asset- und Configuration Management ab und bietet Schnittstellen zu LOGINventory und Baramundi. Am besten probieren Sie es in der kostenlosen Testversion aus.
Quellen und weiterführende Artikel
Quellen
- Microsoft Learn: Von Intune ermittelte Apps
- Microsoft Learn: Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center
- Microsoft Learn: Lizenzen einer Gruppe zuweisen
- Microsoft Learn: Windows 10 Supportende und Microsoft 365 Apps
- Microsoft Learn: Extended Security Updates für Windows 10
- Center for Internet Security: CIS Control 2: Inventory and Control of Software Assets
- BSI (Deutschland): IT-Grundschutz-Baustein APP.6 Allgemeine Software
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