Monitoring: Wie IT-Teams Störungen bemerken, bevor das Telefon läutet

Unter Monitoring versteht man in der IT die laufende Überwachung von Servern, Netzwerken, Anwendungen und Cloud-Diensten durch eine Software, die Messwerte sammelt, mit festgelegten Grenzwerten vergleicht und bei Auffälligkeiten Alarm gibt. Statt zu warten, bis jemand anruft, weil „das Internet nicht geht“, sieht das IT-Team die Störung am Bildschirm oder als Benachrichtigung am Handy, oft schon bevor sich jemand meldet.

Gerade kleine IT-Teams profitieren davon. Wer zu zweit oder zu dritt mehrere Standorte, die Microsoft-365-Umgebung und einen externen Dienstleister koordiniert, kann nicht jedes System täglich von Hand prüfen. Ein gut eingestelltes Monitoring übernimmt diese Routine und meldet nur, was Aufmerksamkeit braucht.

Das Wichtigste in Kürze

• Grundidee: messen, mit Grenzwerten vergleichen, melden. Eine gute Meldung sagt, was betroffen ist und was zu tun ist.
• Startpunkt: Leitungen und VPN zwischen den Standorten, Firewall, Server, Backups, Speicherplatz und ablaufende Zertifikate.
• Cloud: Bei Microsoft 365 überwachen Sie nicht die Server von Microsoft, sondern den Dienststatus im Admin Center und Ihre eigene Anbindung.
• Organisation: Jede Meldung braucht eine zuständige Person oder einen Dienstleister und einen festen Weg ins Ticketsystem.

Stand: November 2026 · Fachlich abgeglichen mit Microsoft Learn, ITIL^® 4 (PeopleCert) und dem SRE-Handbuch von Google (Quellen am Ende des Artikels)

Was ein kleines IT-Team überwachen sollte

Ein vollständiges Monitoring aller denkbaren Messwerte ist für ein kleines Team weder nötig noch zu bewältigen. Sinnvoller ist eine Prioritätenliste: zuerst das, dessen Ausfall viele Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig trifft.

Die erste Ausbaustufe

1. Internetleitungen und VPN: Fällt die Verbindung eines Standorts aus, steht dort oft die gesamte Arbeit, auch der Zugriff auf Microsoft 365. Prüfen Sie Erreichbarkeit und Paketverluste je Standort.
2. Firewall und zentrale Netzwerkgeräte: Erreichbarkeit, Auslastung und Hardwarestatus.
3. Server und Virtualisierung: Dienste wie Domain Controller, Dateiserver oder Warenwirtschaft, dazu Speicherplatz und Arbeitsspeicher.
4. Backups: nicht nur, ob der Sicherungsjob gelaufen ist, sondern ob er erfolgreich war. Ein fehlgeschlagenes Backup fällt sonst erst beim Wiederherstellen auf.
5. Ablaufdaten: Zertifikate, Domains und Lizenzen. Eine Warnung einige Wochen vorher erspart hektische Feuerwehreinsätze.

Microsoft 365 und andere Cloud-Dienste

Bei Cloud-Diensten verschiebt sich die Aufgabe. Ob Exchange Online oder Teams gerade Probleme haben, zeigt das Microsoft 365 Admin Center unter Integrität > Dienststatus. Microsoft weist Probleme dort als Vorfall oder als Empfehlung aus, und Administratoren können sich zu einzelnen Problemen per E-Mail benachrichtigen lassen. Geplante Wartungen stehen nicht im Dienststatus, sondern im Nachrichtencenter.

Laut Microsoft können auch Personen mit den Rollen Service-Support-Administrator oder Helpdeskadministrator den Dienststatus einsehen. So kann etwa ein externer Dienstleister mitlesen, ohne globale Administratorrechte zu bekommen.

Was das Admin Center nicht zeigt, ist Ihre Seite der Verbindung: die Internetleitung am Standort, die Firewall, die DNS-Einträge. Hakt Teams in Graz, in Wien aber nicht, spricht das eher für ein Problem am Standort als für eine Störung bei Microsoft. Genau dafür brauchen Sie das Monitoring der eigenen Standorte.

Monitoring selbst betreiben oder an einen Dienstleister geben?

Wer mit einem IT-Dienstleister zusammenarbeitet, muss früh klären, wer das Monitoring-Werkzeug betreibt und wer auf Alarme reagiert. Beide Wege sind möglich, oft passt eine Mischform am besten.

Eine mögliche Mischform: Das eigene Team überwacht Standorte und Geschäftsanwendungen, der Dienstleister die Systeme, die er ohnehin betreut, etwa Firewall oder Server. Wichtig ist dann, dass beide Seiten ihre Meldungen in denselben Ablauf geben und für jeden Alarm feststeht, wer zuständig ist.

Was der Dienstleister in welcher Zeit erledigt, gehört in ein Service Level Agreement. Dazu zählen auch die Fragen, ob er nachts reagiert, welche Berichte er liefert und wie er Änderungen an den Grenzwerten mit Ihnen abstimmt.

Vom Alarm zum Ticket: ein Ablauf für den IT-Alltag

Angenommen, ein Handelsunternehmen hat seine Zentrale in Wien und Filialen in Graz und Linz. Um 7:40 Uhr meldet das Monitoring, dass der VPN-Tunnel nach Graz nicht mehr antwortet. So kann der Ablauf aussehen:

1. Erkennen: Das Monitoring stellt den Ausfall fest und wartet eine kurze Bestätigungsfrist ab, damit ein einzelner Aussetzer keinen Alarm auslöst.
2. Ticket anlegen: Über eine Schnittstelle entsteht automatisch ein Incident mit Standort, Gerät und Uhrzeit. Niemand muss die Meldung abtippen.
3. Zuweisen: Weil die Firewall vom externen Dienstleister betreut wird, geht das Ticket direkt an ihn. Das interne Team sieht den Vorgang mit.
4. Informieren: Die Filialleitung in Graz erfährt über das Self-Service-Portal oder per E-Mail, dass die Störung bekannt ist. Das erspart dem Service Desk viele gleichlautende Anrufe.
5. Abschließen und lernen: Nach der Behebung dokumentiert der Dienstleister die Ursache im Ticket. Fällt der Tunnel öfter aus, wird daraus ein Problem, für das eine dauerhafte Lösung gesucht wird.

Ein Beispiel aus Wien

Dass so ein Ablauf auch in großem Maßstab funktioniert, zeigt ein Referenzprojekt: Die CCT Software Solutions GmbH in Wien überwacht Kundennetzwerke an über 90 Standorten weltweit. Eine REST-API-Schnittstelle übernimmt die Events aus der Monitoring-Software. ky2help^® legt bei einem erkannten Problem automatisch ein Ticket an, weist es per AutoRouting dem zuständigen Provider zu und informiert Kunde und Provider per E-Mail (zum Referenzbericht).

IT-Prozesse vereinfachen

Checkliste: So vermeiden kleine Teams die Alarmflut

Ein typisches Problem nach der Einführung ist nicht zu wenig Information, sondern zu viel. Kommen jeden Tag Dutzende Warnungen, die sich von selbst erledigen, übersieht das Team irgendwann auch die eine, die zählt. Im Englischen heißt das Alert Fatigue. Diese Punkte helfen dagegen:

• Jeder Alarm braucht eine Handlung. Folgt auf eine Meldung nie etwas, stufen Sie sie zur Information herab oder schalten sie ab.
• Grenzwerte an der Wirkung ausrichten. Eine kurze CPU-Spitze stört niemanden, eine Festplatte, die in drei Tagen voll ist, schon.
• Wartungsfenster eintragen. Geplante Neustarts und Updates sollen keine Alarme auslösen.
• Abhängigkeiten nutzen. Ist die Leitung nach Linz weg, reicht ein Alarm für den Standort statt einer Meldung für jedes Gerät dahinter.
• Bereitschaft regeln. Klären Sie, wer außerhalb der Bürozeiten benachrichtigt wird und was bis zum nächsten Morgen warten kann.
• Alarmweg testen. Lösen Sie regelmäßig einen Testalarm aus, zum Beispiel einmal im Quartal, und prüfen Sie, ob er bei der zuständigen Person ankommt.
• Wissen festhalten. Zu wiederkehrenden Alarmen gehört ein kurzer Lösungsartikel in der Knowledge Base, damit auch die Urlaubsvertretung weiß, was zu tun ist.

Das SRE-Handbuch von Google fasst den Gedanken in einer Regel zusammen: Ein Alarm, auf den immer dieselbe Routinehandlung folgt, sollte durch Automatisierung ersetzt werden.

Datenschutz nicht vergessen

Monitoring- und Log-Daten enthalten oft Benutzernamen, IP-Adressen und Zeitstempel, also personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Legen Sie fest, wer sie einsehen darf und wie lange sie aufbewahrt werden. Lassen die Auswertungen Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu, binden Sie den Betriebsrat frühzeitig ein.

Häufige Fragen zum Monitoring

Was ist Monitoring, einfach erklärt?

Beim Monitoring beobachtet eine Software IT-Systeme rund um die Uhr. Sie misst zum Beispiel, ob ein Server erreichbar ist oder wie voll eine Festplatte ist, vergleicht die Werte mit Grenzwerten und schlägt Alarm, wenn etwas nicht stimmt.

Was sollte ein kleines Unternehmen zuerst überwachen?

Am meisten bringen zu Beginn die Internetleitungen und VPN-Verbindungen der Standorte, die Firewall, wichtige Server und Dienste, die Backups sowie ablaufende Zertifikate und Lizenzen. Weitere Systeme kommen dazu, wenn die ersten Alarme zuverlässig funktionieren.

Wie behalte ich Microsoft 365 im Blick?

Den Zustand der Microsoft-Dienste zeigt das Microsoft 365 Admin Center unter Integrität > Dienststatus, auf Wunsch mit E-Mail-Benachrichtigung zu einzelnen Problemen. Geplante Änderungen stehen im Nachrichtencenter. Die eigene Internetanbindung und Firewall müssen Sie zusätzlich selbst überwachen.

Was ist Alert Fatigue?

Alert Fatigue, auf Deutsch Alarmmüdigkeit, entsteht, wenn ein Team so viele unwichtige Meldungen erhält, dass es auch wichtige übersieht. Abhilfe schaffen Grenzwerte mit Bezug zur Wirkung, Wartungsfenster, zusammengefasste Folgealarme und die Regel, dass jeder Alarm eine Handlung erfordert.

Kann ein IT-Dienstleister das Monitoring übernehmen?

Ja. Wichtig sind klare Vereinbarungen zu Reaktionszeiten, Zugriffsrechten und Berichten und dazu, welche Alarme beim Dienstleister und welche im eigenen Team landen. Diese Punkte gehören in ein Service Level Agreement.

Lässt sich ky2help^® mit einem Monitoring-Tool verbinden?

Ja, über die REST-API (Webservices). Beim Wiener Unternehmen CCT Software Solutions fragt eine solche Schnittstelle die Events der Monitoring-Software laufend ab, und ky2help^® legt bei Problemen automatisch Tickets an. Ob das zu Ihrem Werkzeug passt, klären wir gern in einer Live-Demo.

Quellen und weiterführende Artikel

Quellen

• Microsoft Learn: So überprüfen Sie den Microsoft 365-Dienststatus
• Microsoft Learn: Azure Monitor – Übersicht (für hybride Umgebungen)
• PeopleCert: ITIL^® 4 Foundation (Practice Monitoring and Event Management)
• Google: Site Reliability Engineering, Kapitel „Monitoring Distributed Systems“ (englisch)
• KYBERNA: Referenzbericht CCT Software Solutions

Weiterlesen im Glossar und auf kyberna.at

• Helpdesk und Incident
• Service Level Agreement (SLA) und Knowledge Base
• Self-Service-Portale
• Active Directory und Microsoft-365-Leistungen von KYBERNA
• Cybersecurity Services
• ky2help^® für IT-Dienstleister und Systemhäuser