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Glossar
Fachbegriffe einfach erklärt
Hardware Asset Management: Geräte im IT-Alltag im Griff behalten
Hardware Asset Management (HAM) bedeutet, jedes IT-Gerät im Unternehmen zu kennen: wem es zugeteilt ist, wo es sich befindet, in welchem Zustand es ist und wann es ersetzt werden muss. Das reicht vom Notebook in der Buchhaltung über das Diensthandy im Außendienst bis zum Switch im Serverraum und endet erst, wenn das Gerät nachweislich gelöscht und abgegeben ist.
Für kleine IT-Teams ist HAM vor allem eine Zeitfrage. Wer bei jeder Rückfrage erst Excel-Listen, E-Mails und Lieferscheine durchsuchen muss, verliert Stunden, die im Support fehlen. Mit einem gepflegten Gerätebestand ist eine Frage wie „Hat das Notebook von Frau Huber noch Garantie?“ schnell beantwortet.
Das Wichtigste in Kürze
- Ziel: ein Gerätebestand, auf den sich das Team verlassen kann, auch über mehrere Standorte hinweg.
- Datenquellen: Microsoft Intune kennt die dort registrierten Endgeräte, aber keine Monitore, Dockingstationen oder Netzwerktechnik. Ein Inventar braucht deshalb mehr als eine Quelle.
- Ablauf: Ausgabe, Tausch und Rückgabe als feste Schritte im Ticket, damit der Bestand nebenbei aktuell bleibt.
- Lebensende: Löschung mit Nachweis, bevor Geräte an Leasinggeber, Händler oder Entsorger gehen.
Stand: November 2026 · Fachlich abgeglichen mit Microsoft Learn (Intune, Windows Autopilot) und NIST SP 800-88 Rev. 2 (Quellen am Ende des Artikels)
Welche Fragen ein Gerätebestand beantworten muss
Ein Inventar ist kein Selbstzweck. Ob es taugt, zeigt sich an den Fragen, die im Alltag tatsächlich gestellt werden. Sechs typische:
- Wer hat welches Gerät? Etwa wenn jemand das Unternehmen verlässt und alles zurückkommen soll.
- Wo ist es gerade? Am Standort, im Lager, beim Reparaturdienst oder im Homeoffice.
- Gilt noch Garantie? Davon hängt ab, ob ein defektes Display repariert oder das Gerät ersetzt wird.
- Welche Geräte sind bald fällig? Die Grundlage für Budget und Bestellung beim Händler.
- Läuft das Gerät mit einem unterstützten Betriebssystem? Seit dem Supportende von Windows 10 am 14. Oktober 2025 eine Sicherheitsfrage.
- Ist es verschlüsselt? Entscheidend, wenn ein Notebook im Zug liegen bleibt.
Der Mindestdatensatz
Für diese Fragen genügen wenige Felder: Inventarnummer, Seriennummer, Modell, Nutzer, Standort, Status, Kaufdatum, Garantieende und Lieferant. Alles Weitere kann später dazukommen. Ein schlanker Datensatz, der stimmt, hilft mehr als fünfzig Felder, von denen die Hälfte leer bleibt.
Hilfreich ist ein Etikett mit Inventarnummer und Barcode oder QR-Code am Gerät. Damit lassen sich Wareneingang, Ausgabe und Inventur mit einem Scanner oder dem Smartphone erledigen, ohne Seriennummern abzutippen.
Excel, Intune oder ITSM-Tool?
Die meisten kleinen IT-Teams starten mit einer Tabelle. Das ist in Ordnung, solange eine Person den Überblick hat. Spätestens mit einem zweiten Standort oder einem externen Dienstleister stößt die Liste an ihre Grenzen: Wer hat die aktuelle Version, und wer hat zuletzt etwas geändert?
| Excel-Liste | |
|---|---|
| Stärke | schnell angelegt, keine Zusatzkosten |
| Grenze | manuelle Pflege, keine Historie, parallele Versionen |
| Microsoft Intune | |
| Stärke | Hardwaredaten registrierter Geräte, automatisch aktualisiert |
| Grenze | nur registrierte Geräte, Ausgabe und Rückgabe nicht abgebildet |
| ITSM-Tool mit Asset-Verwaltung | |
| Stärke | Geräte, Tickets und Abläufe an einem Ort |
| Grenze | braucht Einrichtung und klare Zuständigkeiten |
Intune ist eine wertvolle Datenquelle: Laut Microsoft wird der Hardware- und Softwarebestand ab der Registrierung alle sieben Tage aktualisiert. Für Monitore, Drucker, Dockingstationen und Netzwerkgeräte, für Kaufdaten und für die Frage, wer ein Gerät gerade in der Hand hat, braucht es aber eine zweite Stelle. Eine praktikable Aufteilung: Intune liefert die Technik, das Inventar im ITSM-Tool die Zuordnung und den Lebenszyklus.
Windows Autopilot und der Händler
Wer neue Windows-Geräte mit Windows Autopilot bereitstellt, kann schon bei der Bestellung ansetzen. Zur Identifikation nutzt Autopilot einen Hardware-Hash, der unter anderem Hersteller, Modell und Seriennummer enthält. Laut Microsoft übernimmt in der Regel der Hardwareanbieter, also Hersteller, Händler oder Distributor, das Hochladen und ordnet das Gerät Ihrer Organisation zu. Fragen Sie Ihren Händler, ob er diese Registrierung anbietet und die Seriennummern zusätzlich als Liste mitliefert. Dann lässt sich der Wareneingang ohne Abtippen erfassen.
Unterstützung rund um Microsoft 365 bietet KYBERNA auch als Dienstleistung an.
Gerätewege zwischen Standorten und Dienstleistern
Hardware ist ständig unterwegs: Sie wird geliefert, eingerichtet, verschickt, repariert und zurückgegeben. Jeder dieser Wege ist eine Gelegenheit, den Bestand zu aktualisieren, oder ihn aus den Augen zu verlieren.
Beispiel: ein Notebook zwischen Wien, Linz und Graz
Angenommen, ein Handelsunternehmen mit Sitz in Wien und Filialen in Linz und Graz betreut seine 150 Arbeitsplätze mit zwei IT-Mitarbeitern. Eine neue Kollegin beginnt im Verkauf in Linz.
- Anforderung: Die Filialleitung meldet den Bedarf über das Self-Service-Portal. Das Ticket enthält Eintrittsdatum, Standort und Geräteprofil.
- Vorbereitung in Wien: Die IT nimmt ein Notebook aus dem Lager, setzt den Status auf „in Vorbereitung“ und richtet es ein. Über das Ticket ist klar, für wen es bestimmt ist.
- Versand und Übergabe: Das Gerät geht per Paket nach Linz. Die Kollegin bestätigt den Empfang, das Ticket wird geschlossen, und das Notebook steht mit ihrem Namen auf „im Einsatz“.
- Reparatur in Graz: Monate später wechselt sie in die Grazer Filiale, kurz darauf ist das Display defekt. Das Ticket zeigt die laufende Garantie, der Händler holt das Gerät ab. Bis zur Rückkehr steht es auf „in Reparatur“, die Kollegin arbeitet mit einem Leihgerät aus dem Grazer Bestand.
Keiner dieser Schritte braucht eine eigene Inventurrunde. Der Bestand ändert sich, weil das Ticket ihn ändert. Wie neue Konten und Berechtigungen beim Eintritt dazukommen, beschreibt der Glossarartikel Active Directory.
Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister
Viele kleine IT-Teams lassen Server, Netzwerk oder den Rollout neuer Geräte von einem Dienstleister betreuen. Damit der Bestand trotzdem stimmt, sollte schriftlich geregelt sein:
- wer neue, getauschte oder ausgemusterte Geräte im Inventar einträgt
- in welcher Form Lieferungen dokumentiert werden, etwa als Liste mit Seriennummern
- wie Reparaturen und Austauschgeräte gemeldet werden
- welchen Löschnachweis der Dienstleister bei der Entsorgung liefert
Sind Sie selbst IT-Dienstleister und betreuen Geräte mehrerer Kunden? Dann lohnt ein Blick auf ky2help® für IT-Dienstleister und Systemhäuser.
Checkliste für den Start
Ein Gerätebestand lässt sich Schritt für Schritt aufbauen, wenn er nicht vom ersten Tag an perfekt sein muss. Eine mögliche Reihenfolge für kleine Teams:
- Umfang festlegen: Welche Gerätetypen werden einzeln geführt? Für den Anfang reichen Notebooks, PCs, Smartphones, Tablets, Server und Netzwerkgeräte.
- Vorhandene Daten sammeln: Export aus Intune, Lieferscheine und Rechnungen der letzten Jahre, bestehende Listen.
- Felder und Statuswerte festlegen: den Mindestdatensatz von oben, dazu fünf bis sieben Statuswerte.
- Abläufe umstellen: Ausgabe, Tausch und Rückgabe nur noch mit Ticket, Ein- und Austritte mit einem festen Schritt „Geräte“.
- Erste Inventur je Standort: Etiketten anbringen, Abweichungen klären, danach eine Stichprobe pro Quartal.
Typische Stolpersteine
- Leih- und Ersatzgeräte wandern ohne Eintrag von Hand zu Hand.
- Homeoffice: Monitore und Dockingstationen werden mitgenommen, aber nirgends vermerkt.
- Austritte: Die IT erfährt erst nach dem letzten Arbeitstag davon, die Rückgabe wird zur Nachforschung.
- Altgeräte im Keller: ausgemustert, aber weder gelöscht noch entsorgt.
Daten löschen, bevor ein Gerät das Haus verlässt
Ob Leasingrückgabe, Verkauf an Mitarbeitende oder Entsorgung: Vor der Abgabe müssen die Daten nachweislich entfernt sein. Die US-Richtlinie NIST SP 800-88 Rev. 2 beschreibt dafür drei Methoden (Clear, Purge, Destroy) und empfiehlt einen Nachweis je Datenträger. Bei verschlüsselten Datenträgern kann unter bestimmten Voraussetzungen das Vernichten der Schlüssel als Löschverfahren ausreichen. Verlangen Sie vom Entsorger oder Leasinggeber eine Bestätigung mit Seriennummer und legen Sie diese beim Gerät ab.
Häufige Fragen zum Hardware Asset Management
Was ist Hardware Asset Management, einfach erklärt?
Hardware Asset Management heißt, über jedes IT-Gerät im Unternehmen Bescheid zu wissen: wer es hat, wo es ist, ob noch Garantie besteht und wann es ersetzt wird. Dazu gehört auch, Geräte am Ende sicher zu löschen und ordnungsgemäß abzugeben.
Reicht eine Excel-Liste für die Inventarisierung?
Für wenige Geräte und eine verantwortliche Person kann eine Liste genügen. Mit mehreren Standorten, mehreren Bearbeitern oder einem externen Dienstleister fehlen Historie, Zuständigkeiten und die Verbindung zu Tickets. Dann ist ein Werkzeug mit Asset-Verwaltung die bessere Wahl.
Kann Microsoft Intune das Hardware-Inventar ersetzen?
Nur teilweise. Intune liefert Hardwaredaten der registrierten Geräte und aktualisiert sie alle sieben Tage. Nicht registrierte Geräte wie Monitore, Drucker oder Netzwerktechnik, Kaufdaten und die Abläufe für Ausgabe und Rückgabe deckt Intune nicht ab.
Wie oft sollte der Gerätebestand geprüft werden?
Wenn Ausgabe, Tausch und Rückgabe über Tickets laufen, reicht häufig eine Stichprobe pro Quartal und eine vollständige Prüfung einmal im Jahr. Für das Anlagevermögen kann die Buchhaltung eigene Vorgaben zur Inventur haben, die mit der IT abgestimmt werden sollten.
Was passiert mit alten Geräten?
Sie werden intern weiterverwendet, verkauft, an den Leasinggeber zurückgegeben oder entsorgt. In jedem Fall müssen vorher die Daten nachweislich gelöscht sein. Den Nachweis mit Seriennummer legt man beim Gerät im Inventar ab, bevor es als entsorgt markiert wird.
Wie hilft ky2help® beim Hardware Asset Management?
ky2help® umfasst Asset- und Configuration Management und bietet im Standard Schnittstellen zu LOGINventory und Baramundi sowie eine REST-API. Abläufe für Ausgabe, Tausch und Rückgabe lassen sich im Prozessdesigner ohne Programmierung anpassen. Einen ersten Eindruck gibt die Testversion direkt im Browser.
Quellen und weiterführende Artikel
Quellen
- Microsoft Learn: Gerätedetails in Intune anzeigen (Aktualisierung des Bestands alle sieben Tage)
- Microsoft Learn: Windows Autopilot, Übersicht über die Registrierung
- Microsoft Learn: Lebenszyklus Windows 10 Home und Pro und Systemanforderungen für Windows 11
- NIST: SP 800-88 Rev. 2, Guidelines for Media Sanitization
- PeopleCert: ITIL® 4 Foundation (Practice IT Asset Management)
- KYBERNA: Funktionsumfang von ky2help®
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- Software Asset Management und CMDB
- IT-Asset-Management (ITAM)
- Helpdesk und Incident
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