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Glossar
Fachbegriffe einfach erklärt
Scrum: So funktioniert das agile Rahmenwerk im IT-Alltag
Scrum ist ein agiles Rahmenwerk, in dem ein kleines Team in kurzen, fest getakteten Etappen von höchstens einem Monat ein Ergebnis liefert, es gemeinsam mit den späteren Nutzerinnen und Nutzern anschaut und danach entscheidet, was als Nächstes kommt. Die Regeln dafür stehen im Scrum Guide, einem frei verfügbaren Dokument von weniger als 13 Seiten.
Ursprünglich kommt Scrum aus der Softwareentwicklung. Es eignet sich aber auch für IT-Vorhaben ohne eigene Programmierung, etwa die Umstellung auf eine neue Telefonie-Lösung oder den Aufbau eines Self-Service-Portals. Die Etappen heißen Sprints. Am Ende jedes Sprints steht etwas, das man ausprobieren kann, kein Statusbericht.
Für kleine IT-Teams stellt sich dabei eine eigene Frage: Wie passt ein Sprint zu einem Alltag, in dem dieselben Personen Projekte vorantreiben und gleichzeitig Tickets lösen?
Das Wichtigste in Kürze
- Drei Rollen: Der Product Owner entscheidet über die Reihenfolge, der Scrum Master sorgt für funktionierende Abläufe, die Developers setzen um.
- Fester Takt: Jeder Sprint beginnt mit einer Planung, hat ein tägliches Treffen von 15 Minuten und endet mit Review und Retrospektive.
- Nicht für alles: Für laufenden Support mit vielen kleinen, dringenden Anfragen ist Kanban meist die bessere Wahl.
- Externe Partner: Auch Mitarbeitende eines IT-Dienstleisters können als Developers im Scrum Team mitarbeiten. Die Produktverantwortung bleibt am besten im eigenen Haus.
Stand: November 2026 · Grundlage: Scrum Guide 2020 von Ken Schwaber und Jeff Sutherland sowie Kanban Guide 2025 (Quellen am Ende des Artikels)
Ein Sprint von Anfang bis Ende
Am einfachsten lässt sich Scrum an einem Beispiel zeigen. Angenommen, das sechsköpfige IT-Team eines Handelsunternehmens mit Filialen in Wien, Graz und Linz soll ein Self-Service-Portal einführen. Beschäftigte sollen dort Passwörter zurücksetzen, Hardware bestellen und Störungen melden können.
Vorbereitung: das Product Backlog
Die IT-Leiterin übernimmt die Rolle des Product Owners. Sie sammelt alle Wünsche in einer geordneten Liste, dem Product Backlog: ganz oben das Zurücksetzen von Passwörtern, weil es im Beispiel die meisten Anrufe verursacht, weiter unten der Bestellkatalog für Hardware. Ein Kollege mit Erfahrung in agilen Projekten wird Scrum Master, die übrigen vier sind Developers.
Tag 1: Sprint Planning
Das Team entscheidet sich für Sprints von zwei Wochen. Im Sprint Planning formuliert es ein Sprint-Ziel: „Beschäftigte der Filiale Graz können ihr Passwort selbst zurücksetzen.“ Dann wählen die Developers die Einträge aus, die dafür nötig sind, und planen die ersten Arbeitsschritte.
Jeden Tag: Daily Scrum
Jeden Morgen treffen sich die Developers für höchstens 15 Minuten, per Microsoft Teams, wenn jemand in Linz sitzt. Sie gehen nicht reihum durch, wer gestern was gemacht hat, sondern klären, ob das Sprint-Ziel noch erreichbar ist und was dafür heute passieren muss.
Letzter Tag: Review und Retrospektive
Im Sprint Review probieren zwei Filialleiterinnen aus Graz die Funktion aus. Dabei zeigt sich, dass Beschäftigte ohne Diensthandy den Bestätigungscode nicht erhalten. Daraus wird ein neuer Eintrag im Product Backlog. In der Retrospektive geht es danach nur um das Team selbst: Was hat die Arbeit gebremst, was probieren wir im nächsten Sprint anders?
Dann beginnt sofort der nächste Sprint. So entsteht das Portal Schritt für Schritt, und jede Etappe wird von denen geprüft, die es später nutzen. Mehr zum Takt finden Sie im Glossar unter Sprint.
Scrum oder Kanban: Was passt zum IT-Team?
Beide Ansätze stammen aus dem agilen Umfeld, lösen aber verschiedene Aufgaben. Scrum hilft, ein Vorhaben in überschaubare Etappen zu teilen. Kanban hilft, einen ständigen Strom an Aufgaben so zu ordnen, dass nichts liegen bleibt.
| Scrum | Kanban |
|---|---|
| Geeignet für | |
| Vorhaben mit klarem Ziel, etwa Portal oder Migration | Laufende Anfragen, Wartung, Support |
| Arbeitsrhythmus | |
| Sprints mit gleichbleibender Länge | Durchgehend, Aufgabe für Aufgabe |
| Neue dringende Aufgabe | |
| Kommt in der Regel ins Product Backlog | Kann sofort vorgezogen werden |
| Treffen | |
| Planning, Daily, Review, Retrospektive | Keine vorgeschrieben |
| Wichtigste Regel | |
| Das Sprint-Ziel nicht gefährden | Gleichzeitig laufende Arbeit begrenzen |
| Rollen | |
| Product Owner, Scrum Master, Developers | Keine festgelegt |
Für kleine IT-Abteilungen kann eine Kombination sinnvoll sein: Kanban für das Tagesgeschäft, Scrum für ausgewählte Vorhaben mit klarem Ergebnis. Wie ein Kanban-Board aufgebaut ist, erklärt der Glossarartikel Kanban.
Und wo bleibt ITIL?
ITIL 4 ist kein weiteres Vorgehensmodell für Projekte, sondern ein Rahmenwerk mit Leitprinzipien und Praktiken für das IT Service Management, etwa für Störungen, Anfragen, Änderungen und Verbesserungen. Ein Team kann ein Portal mit Scrum bauen und es danach nach ITIL betreiben. Eine kurze Einführung bietet der Glossarartikel ITIL.
Scrum, wenn das Team auch den Support macht
In großen Unternehmen arbeiten Entwicklung und Betrieb oft in getrennten Teams. In einer IT-Abteilung mit fünf oder acht Leuten sind es dieselben Personen. Wer am Dienstag am neuen Portal baut, löst am Mittwoch womöglich einen Druckerausfall in der Filiale Linz. Vier Ansätze helfen, damit Sprints trotzdem funktionieren.
Support-Dienst reihum
Pro Sprint übernimmt eine Person den Ticket-Dienst und plant nur wenig Sprintarbeit ein. Die anderen bleiben beim Sprint-Ziel. Wechselt die Aufgabe mit jedem Sprint, kennen bald alle beide Seiten.
Ungeplantes realistisch einrechnen
Zeigen die letzten Sprints zum Beispiel, dass etwa ein Drittel der Zeit in Störungen fließt, plant das Team im Sprint Planning nur zwei Drittel seiner Kapazität ein. Der Wert ist keine Faustregel, sondern ergibt sich aus der eigenen Erfahrung.
Klare Regeln für dringende Fälle
Was ist so dringend, dass es den Sprint unterbrechen darf? Eine einfache Regel, etwa „nur Störungen mit höchster Priorität“, verhindert, dass jede Anfrage auf Zuruf am Sprint vorbei erledigt wird. Dafür braucht es ein Ticketsystem, in dem Prioritäten einheitlich vergeben werden.
IT-Dienstleister einbinden
Arbeitet ein externer Partner mit, etwa bei der Programmierung oder der Konfiguration von Microsoft 365, können dessen Mitarbeitende als Developers Teil des Scrum Teams sein und an Planning, Daily und Review teilnehmen. Die Rolle des Product Owners liegt besser im eigenen Haus, weil sie über Prioritäten im Interesse des Unternehmens entscheidet. Ein Festpreis auf Basis eines vollständigen Pflichtenhefts passt schlecht zu einem Vorgehen, bei dem sich der Umfang nach jedem Review ändern kann. KYBERNA unterstützt als Dienstleister unter anderem bei Microsoft 365.
In ky2help® laufen Anfragen aus Self-Service-Portalen, E-Mail und MS Teams in einer gemeinsamen Bearbeitung zusammen. Workflows für Prioritäten und Weiterleitung passt Ihr Team im Prozessdesigner per Drag-and-Drop selbst an.
Checkliste für den ersten Sprint
Scrum muss nicht mit einer großen Umstellung beginnen. Für ein erstes Vorhaben genügen diese Schritte:
- Passendes Vorhaben wählen: klar abgegrenzt und mit echten Nutzerinnen und Nutzern, die Rückmeldung geben können. Ein Portal oder eine Migration eignet sich besser als die laufende Wartung.
- Product Owner benennen: eine Person mit Entscheidungsbefugnis und Zeit für die Aufgabe, kein Gremium.
- Sprintlänge festlegen: höchstens ein Monat und dann gleichbleibend. Kürzere Sprints bringen früher Rückmeldung.
- Definition of Done schreiben: Wann ist etwas fertig? Zum Beispiel getestet, dokumentiert, dem Service Desk bekannt und den Betroffenen angekündigt.
- Product Backlog anlegen und ordnen: die wichtigsten Einträge so klein schneiden, dass jeder in einen Sprint passt.
- Review mit dem Fachbereich fixieren: den Termin für das erste Sprint Review gleich zu Beginn festlegen und die richtigen Personen einladen.
- Retrospektive ernst nehmen: pro Sprint ein bis zwei konkrete Verbesserungen vereinbaren und im nächsten Sprint umsetzen.
Häufige Stolpersteine
Ein Sprint ohne Ziel wird zur Aufgabenliste. Ein Review ohne Fachbereich ersetzt keine Rückmeldung. Und ein Daily, das 45 Minuten dauert, ist eine Besprechung, kein Daily Scrum.
Das Prinzip der kleinen, regelmäßigen Verbesserung kennt auch das Qualitätsmanagement unter dem Begriff Kaizen. Wer zusätzlich die Abläufe im Support ordnen will, findet im Glossar unter Workflow und Helpdesk Ansatzpunkte.
Häufige Fragen zu Scrum im IT-Team
Was ist Scrum einfach erklärt?
Ein kleines Team arbeitet in Etappen von höchstens einem Monat, den Sprints. Am Ende jeder Etappe gibt es ein Ergebnis zum Ausprobieren, und das Team entscheidet gemeinsam mit den Nutzerinnen und Nutzern, was als Nächstes kommt.
Lohnt sich Scrum für ein kleines IT-Team?
Für abgegrenzte Vorhaben wie ein Portal oder eine Migration ja, auch mit fünf oder sechs Personen. Für das laufende Tagesgeschäft mit vielen dringenden Tickets passt Kanban meist besser.
Was macht ein Scrum Master?
Der Scrum Master sorgt dafür, dass das Team Scrum versteht und wirksam anwendet, und kümmert sich darum, dass Hindernisse beseitigt werden. Er ist kein Projektleiter und verteilt keine Aufgaben.
Wie gehen wir mit dringenden Störungen während eines Sprints um?
Legen Sie vorab fest, was den Sprint unterbrechen darf, etwa nur Störungen mit höchster Priorität. Zusätzlich helfen ein Support-Dienst, der reihum wechselt, und eine Planung, die Zeit für Ungeplantes freihält.
Kann ein externer IT-Dienstleister im Scrum Team mitarbeiten?
Ja. Seine Mitarbeitenden können als Developers Teil des Teams sein und an allen Events teilnehmen. Den Product Owner stellt besser das eigene Unternehmen, weil er über Prioritäten entscheidet.
Wie unterstützt ky2help kleine IT-Teams?
ky2help® führt Anfragen aus Self-Service-Portal, E-Mail und MS Teams zusammen, Workflows lassen sich im Prozessdesigner per Drag-and-Drop anpassen. Die Testversion läuft ohne Installation im Browser.
Quellen und weiterführende Artikel
Quellen
- Scrum Guide 2020 auf Deutsch (PDF)
- The Scrum Guide, englische Online-Fassung
- Zwölf Prinzipien Agiler Softwareentwicklung
- The Kanban Guide (Mai 2025)
- PeopleCert: ITIL 4 Foundation
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