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Glossar
Fachbegriffe einfach erklärt
Workflow: So laufen wiederkehrende Aufgaben im IT-Alltag geordnet ab
Ein Workflow ist ein fixer Ablauf für eine wiederkehrende Aufgabe: Er legt fest, wer was in welcher Reihenfolge erledigt, welche Angaben dafür nötig sind und wann die Sache erledigt ist. Ob ein neuer Laptop bestellt, ein Zugang freigeschaltet oder eine Störung behoben wird, der Workflow sorgt dafür, dass es jedes Mal gleich und ohne Zuruf funktioniert.
Gerade kleine IT-Teams profitieren davon. Wenn zwei oder drei Personen mehrere Standorte, Microsoft 365 und einen externen Dienstleister betreuen, ist nicht die Technik das Problem, sondern das Hin und Her: fehlende Informationen, vergessene Freigaben, Anfragen per E-Mail, Teams-Nachricht und Telefon gleichzeitig.
Das Wichtigste in Kürze
- Grundidee: Ein Workflow macht aus einer Gewohnheit einen festgelegten Ablauf, der nicht vom Gedächtnis einzelner Personen abhängt.
- Werkzeuge: Einfache Genehmigungen lassen sich mit Power Automate in Microsoft 365 abbilden. Für IT-Anfragen mit Tickets, Fristen und Auswertung ist ein ITSM-Tool die passendere Basis.
- Einstieg: Mit einem häufigen, klar umrissenen Fall anfangen, etwa dem Onboarding, und erst danach erweitern.
- Dienstleister: Übergaben an externe Partner gehören in den Workflow, sonst verschwinden Vorgänge zwischen zwei Postfächern.
Stand: November 2026 · Fachlich abgeglichen mit Microsoft Learn (Power Automate), der BPMN-Spezifikation der OMG und ITIL® 4 (Quellen am Ende des Artikels)
Wie ein Workflow aufgebaut ist
Am einfachsten lässt sich ein Workflow an einem Beispiel erklären. Angenommen, in der Grazer Niederlassung beginnt am Montag ein neuer Kollege im Vertrieb. Damit er am ersten Tag arbeiten kann, müssen Personalabteilung, Teamleitung und IT zusammenspielen. Der Workflow beantwortet dafür fünf Fragen:
- Was startet den Ablauf? Die Personalabteilung füllt ein Eintrittsformular aus. Im Beispiel gilt dafür eine interne Frist von zehn Arbeitstagen vor Beginn.
- Welche Schritte gibt es? Konto in Microsoft 365 anlegen, Lizenz zuweisen, Notebook vorbereiten, Zugriff auf die Vertriebsablage einrichten, Telefon bestellen.
- Wer ist zuständig? IT für Konto und Gerät, die Teamleitung für die Freigabe der Zugriffe, der Dienstleister für die Telefonie.
- Wann geht es weiter? Das Notebook wird erst ausgegeben, wenn das Konto steht. Konto und Telefonbestellung laufen dagegen gleichzeitig.
- Wann ist es erledigt? Wenn der Kollege sich anmelden kann und die Teamleitung das bestätigt hat.
Nacheinander, gleichzeitig, mit Abzweigung
Schon in diesem kleinen Beispiel stecken die drei Grundformen, die in fast jedem Workflow vorkommen: Schritte, die aufeinander warten, Schritte, die parallel laufen können, und Abzweigungen nach einer Regel. Eine solche Regel könnte lauten: Braucht der neue Kollege Zugriff auf die Buchhaltung, ist zusätzlich die Freigabe der Geschäftsführung nötig.
Wer Abläufe zeichnen möchte, greift häufig zu BPMN. Die Notation der Object Management Group stellt Schritte als abgerundete Rechtecke, Abzweigungen als Rauten und Start und Ende als Kreise dar. Für den Anfang reicht aber auch eine nummerierte Liste mit Zuständigkeiten.
Mehrere Standorte, ein Ablauf
Hat ein Betrieb Standorte in Wien, Linz und Graz, braucht er trotzdem keine drei Varianten desselben Workflows. Sinnvoller ist ein gemeinsamer Ablauf, in dem nur die standortbezogenen Schritte abweichen, zum Beispiel wer vor Ort das Gerät übergibt. So bleiben Änderungen an einer Stelle und gelten überall.
E-Mail, Power Automate oder ITSM-Tool?
In vielen Betrieben laufen Workflows zunächst über E-Mail und Excel. Wer bereits Microsoft 365 nutzt, hat mit Power Automate zusätzlich ein Werkzeug für automatisierte Abläufe zur Hand. Laut Microsoft Learn lässt sich damit über die Aktion „Genehmigungen – Starten und auf eine Genehmigung warten“ ein Genehmigungsflow bauen, etwa für Urlaubsanträge oder Rechnungen. Wo die Grenzen der einzelnen Wege liegen, zeigt der Vergleich.
| Kriterium | Einschätzung |
|---|---|
| E-Mail und Excel | |
| Stärke | Kaum Aufwand am Anfang |
| Passt, wenn … | der Fall selten ist und nur zwei Personen beteiligt sind |
| Grenze | Status, Fristen und Vertretung hängen am Postfach |
| Power Automate | |
| Stärke | Genehmigungen direkt in Microsoft 365 |
| Passt, wenn … | es um Dokumente, Listen oder einfache Freigaben geht |
| Grenze | Tickets, SLA und Auswertung müssen selbst gebaut werden |
| ITSM-Tool | |
| Stärke | Tickets, Portal und Fristen in einem System |
| Passt, wenn … | IT-Anfragen regelmäßig und über mehrere Stellen laufen |
| Grenze | Einführung braucht etwas Planung |
Kombinieren statt entweder–oder
Die Wege schließen sich nicht aus. Eine Freigabe für ein Dokument in SharePoint kann in Power Automate bleiben, während alles, was die IT bearbeitet, im ITSM-Tool läuft. Wichtig ist, dass jede Anfrageart genau einen Weg hat. Sonst sucht das Team einen Vorgang an drei Stellen.
Auch die Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen hilft im Alltag: Ein Prozess wie das Incident Management beschreibt das Ziel und die Verantwortung. Der Workflow ist der konkrete Weg eines Tickets. Eine Standard Operating Procedure beschreibt, wie ein einzelner Arbeitsschritt erledigt wird, zum Beispiel das Zurücksetzen eines Druckers.
Fünf Workflows, die sich in kleinen IT-Teams lohnen
Nicht jeder Ablauf braucht einen Workflow. Lohnend sind Fälle, die häufig vorkommen, mehrere Beteiligte haben oder bei denen ein vergessener Schritt Folgen hat. Die folgenden fünf Beispiele sind typisch für Betriebe mit einem kleinen IT-Team.
1. Eintritt neuer Mitarbeiter
Konto, Lizenz, Gerät und Zugriffe aus einem Formular heraus. Der Vorteil zeigt sich vor allem bei Saisonkräften oder Lehrlingen, die zu ähnlichen Terminen starten.
2. Abteilungswechsel und Austritt
Angenommen, eine Mitarbeiterin wechselt in Linz von der Produktion in den Einkauf. Ohne Workflow bekommt sie die neuen Rechte, behält aber die alten. Ein fixer Ablauf für Wechsel und Austritt fragt beide Seiten ab: was dazukommt und was wegfällt.
3. Hardware und Software bestellen
Statt E-Mail mit „Bitte neuen Bildschirm“ ein Eintrag im Self-Service-Portal mit Kostenstelle. Standardgeräte gehen ohne Freigabe durch, alles andere an die Teamleitung.
4. Übergabe an den IT-Dienstleister
Ein Teil der Fälle landet beim externen Partner, etwa Netzwerk oder Telefonie. Der Workflow legt fest, wann übergeben wird, welche Informationen mitgehen und wer die Rückmeldung an die Anwender übernimmt. So bleibt das Ticket im eigenen System, auch wenn jemand anderer daran arbeitet.
5. Störung an einem Standort
Fällt in Wien der Drucker oder in Graz das WLAN aus, braucht es einen klaren Weg: Erfassen, Priorität setzen, zuständige Person informieren, nach einer festgelegten Zeit nachfassen. Mehr dazu im Glossar unter Incident.
Damit Anwender solche Anfragen selbst und vollständig stellen können, braucht es ein gutes Portal mit klaren Formularen.
Checkliste für den ersten Workflow
Der erste Workflow entscheidet, ob das Team das Thema weiterverfolgt. Diese Punkte helfen, ihn klein und brauchbar zu halten.
- Einen Fall wählen: häufig, ärgerlich, überschaubar. Onboarding oder Hardwarebestellung eignen sich fast immer.
- Ist-Ablauf aufschreiben: Wer macht heute was? Dabei kommen meist Schritte zum Vorschein, die nur eine Person kennt.
- Pflichtangaben festlegen: Welche Informationen braucht die IT beim Start, damit niemand nachfragen muss?
- Rollen statt Namen: „Teamleitung Vertrieb“ statt „Herr Huber“. Dann funktioniert der Ablauf auch im Urlaub.
- Vertretung und Frist: Was passiert, wenn eine Freigabe liegen bleibt?
- Dienstleister einbinden: Übergabepunkte und Rückmeldung vorab mit dem Partner abstimmen.
- Anwender informieren: Status per Mail oder im Portal, damit Nachfragen per Telefon weniger werden.
- Nach einigen Wochen prüfen: Wo bleiben Vorgänge hängen, welche Schritte werden umgangen? Dann anpassen.
Was man sich sparen kann
Seltene Sonderfälle müssen nicht von Anfang an im Workflow abgebildet sein. Es reicht ein Ausweg für „anderes“, der bei der IT landet. Wiederholt sich ein Sonderfall, wird er später ein eigener Pfad.
Fragen und Antworten zum Workflow
Was bedeutet Workflow auf Deutsch?
Workflow bedeutet so viel wie Arbeitsablauf. Gemeint ist ein festgelegter Ablauf für eine wiederkehrende Aufgabe, bei dem klar ist, wer welchen Schritt erledigt und wann die Aufgabe abgeschlossen ist.
Was ist ein Beispiel für einen Workflow?
Ein typisches Beispiel ist das Onboarding: Die Personalabteilung meldet den Eintritt, die IT legt Konto und Lizenz an, bereitet das Gerät vor und die Teamleitung gibt die Zugriffe frei. Jeder Schritt hat eine zuständige Rolle und eine Reihenfolge.
Kann man Workflows mit Microsoft 365 abbilden?
Ja, mit Power Automate lassen sich Genehmigungsflows für Dokumente und einfache Anträge erstellen. Für IT-Anfragen mit Tickets, Fristen, Eskalationen und Auswertungen ist ein ITSM-Tool meist die bessere Wahl, beide lassen sich kombinieren.
Brauchen kleine IT-Teams überhaupt Workflows?
Gerade kleine Teams profitieren, weil Wissen oft bei einzelnen Personen liegt. Ein Workflow hält fest, was zu tun ist, und funktioniert auch bei Urlaub, Krankheit oder wenn ein Dienstleister übernimmt.
Wie fange ich mit dem ersten Workflow an?
Wählen Sie einen häufigen, überschaubaren Fall wie das Onboarding, schreiben Sie den heutigen Ablauf auf und legen Sie Pflichtangaben, Rollen und Fristen fest. Nach einigen Wochen prüfen Sie, wo Vorgänge hängen bleiben, und passen den Ablauf an.
Wie aufwendig sind Workflows in ky2help®?
Workflows in ky2help® werden im Prozessdesigner per Drag-and-Drop angepasst, Programmierkenntnisse sind nicht nötig. Am schnellsten sehen Sie das in der Testversion im Browser.
Quellen und weiterführende Artikel
Quellen
- Microsoft Learn: Erstellen und Testen eines Genehmigungsworkflows mit Power Automate
- Microsoft Learn: Sequenzielle Genehmigungen mit Power Automate
- Object Management Group: Business Process Model and Notation (BPMN) 2.0.2
- AXELOS: ITIL® 4 Practice Guide Service Request Management
Weiterlesen im Glossar und bei KYBERNA
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