IT Service Management Software ky2help

Die Freshdesk Alternative

DSGVO-konform, flexibel und zukunftssicher. Top ITSM & ESM Software in DACH.

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Service Management ky2help®

Die führende Alternative zu Freshdesk von Freshworks

Freshworks – mit Produkten wie Freshdesk und Freshservice – wirkt auf den ersten Blick wie die ideale Lösung: moderne Oberfläche, günstige Einstiegspreise, schnelles Setup. Doch viele Unternehmen aus dem DACH-Raum stellen nach der Einführung fest, dass die Realität komplizierter ist. Lizenzkosten sind nur ein kleiner Teil der Gesamtrechnung. Versteckte Risiken in den Bereichen Datenschutz, Kostenentwicklung und Anpassbarkeit können aus der vermeintlich günstigen Lösung schnell eine kostspielige Belastung machen.

Erfahren Sie, welche fünf Risiken bei Freshdesk besonders ins Gewicht fallen – und warum eine Alternative wie ky2help® von KYBERNA für viele Unternehmen langfristig die bessere Wahl darstellt.

5 versteckte Risiken bei Freshdesk

Warum günstige Preise teuer werden können

1. Datenschutz & Datenstandort – ein Risiko für Unternehmen im DACH-Raum

Gerade für deutsche, österreichische und schweizerische Unternehmen ist Datenschutz ein kritischer Faktor. Freshdesk hostet Kundendaten global – in den USA, Indien oder Europa. Zwar kann man häufig ein europäisches Rechenzentrum wie Frankfurt auswählen, doch nicht alle Module unterstützen diese Standortwahl.

Das Problem: 
Wenn Daten in den USA verarbeitet werden, greift der US CLOUD Act. Behörden könnten Zugriff auf Unternehmens- oder Kundendaten erzwingen – auch wenn diese in Europa gespeichert sind. Das steht im Konflikt mit der DSGVO und den strengen Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG).

Die Folge:
Unternehmen müssen zusätzliche Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen, Kunden aufklären und gegebenenfalls Verträge anpassen. Das bedeutet nicht nur mehr Aufwand, sondern kann auch das Vertrauen von Geschäftspartnern und Endkunden beeinträchtigen.

Die Alternative: 
ky2help® setzt auf Hosting in zertifizierten Rechenzentren im DACH-Raum, 100 % DSGVO-konform und ohne juristische Grauzonen durch US-Recht.

3. Kostenentwicklung bei Wachstum – von günstig zu teuer in wenigen Schritten

Freshdesk lockt mit niedrigen Einstiegspreisen. Doch sobald Teams wachsen oder zusätzliche Features wie Automatisierungen, Bots oder Reporting benötigt werden, steigen die Kosten schnell.

Beispiel:

  • Mehr Agenten = höhere Lizenzkosten
  • Erweiterte Funktionen = Zusatzmodule
  • API-Nutzung = Limits, die zusätzliche Gebühren auslösen können

Für wachsende Organisationen bedeutet das: Die Lösung, die am Anfang günstig erscheint, kann langfristig teurer sein als spezialisierte SaaS- oder On-Premises-Alternativen.

Die Alternative:
ky2help® setzt auf transparente Lizenzmodelle. Unternehmen wissen im Voraus, welche Kosten anfallen – ohne böse Überraschungen bei Wachstum oder Integrationen.

5. Abhängigkeit vom reinen SaaS-Modell – keine Wahl, kein Fallback

Freshdesk setzt konsequent auf das Cloud-Modell. Das bietet zwar Flexibilität, bedeutet aber auch: Es gibt keine On-Premises-Option.

Das Risiko:

  • Bei Ausfällen der Freshdesk-Cloud steht der gesamte Service still
  • Kein lokaler Fallback, keine Notfallinstanz
  • Unternehmen sind vollständig von der Freshdesk-Infrastruktur abhängig

In Branchen mit hohen Compliance-Anforderungen (z. B. Banken oder öffentliche Verwaltung) ist diese Abhängigkeit besonders kritisch.

Die Alternative:
ky2help® bietet flexible Betriebsmodelle: SaaS, Private Cloud oder On-Premises. So entscheiden Unternehmen selbst, wie und wo sie ihre Daten und Systeme betreiben – und behalten die volle Kontrolle.

2. Supportferne & Implementierungshürden – wenn Nähe und Verständnis fehlen

Ein weiteres Problem zeigt sich beim Thema Support. Freshworks verfügt in der DACH-Region über keine dedizierten Implementierungspartner. Anpassungen oder Problemlösungen laufen meist remote über internationale Teams – oft nur auf Englisch.

Das Risiko:

  • Verzögerungen bei der Einführung oder Anpassung
  • Sprach- und Kulturbarrieren im Support
  • Kaum „Hands-on“-Unterstützung vor Ort

Gerade mittelständische Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sind auf eine enge Zusammenarbeit angewiesen. Remote-Support kann hier zum Flaschenhals werden.

Die Alternative:
ky2help® bietet persönliche Betreuung im DACH-Raum, deutschsprachigen Support und auf Wunsch auch Vor-Ort-Services. Damit stehen Implementierung und Betrieb auf einem stabilen Fundament.

4. Begrenzte Anpassbarkeit & Integrationen – wenn Standard nicht reicht

Freshdesk bietet viele vorkonfigurierte Funktionen, die für Standard-Workflows gut geeignet sind. Doch sobald Unternehmen komplexe Prozesse abbilden oder branchenspezifische ERP-Systeme anbinden wollen, stoßen sie schnell an Grenzen.

Typische Probleme:

  • Eigenentwickelte Schnittstellen nur über APIs möglich
  • Strenge API-Limits erschweren den produktiven Betrieb
  • Tiefe Individualanpassungen sind kaum umsetzbar

Gerade im deutschsprachigen Raum, wo Unternehmen oft mit spezialisierten Lösungen (z. B. im Maschinenbau oder in der Finanzbranche) arbeiten, ist diese Limitierung ein echtes Risiko.

Die Alternative:
ky2help® erlaubt tiefgreifende Individualisierung – von Workflows bis hin zu Integrationen in bestehende Systeme. Damit passt sich die Software an die Organisation an, nicht umgekehrt.


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Warum ky2help® die bessere Alternative ist

Freshdesk mag auf den ersten Blick attraktiv wirken – moderne Oberfläche, schnelle Einführung, günstige Einstiegspreise. Doch hinter dieser Fassade lauern Risiken: Datenschutzprobleme, steigende Lizenzkosten, eingeschränkte Anpassbarkeit, Abhängigkeit vom reinen SaaS-Modell und eine oft oberflächliche Prozessunterstützung. Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz können diese Punkte nicht nur zu höheren Kosten, sondern auch zu handfesten Compliance- und Effizienzproblemen führen.

ky2help® bietet hier einen klaren Gegenentwurf. Die Lösung ist DSGVO- und DSG-konform, vollständig in Deutsch verfügbar und bietet Unternehmen maximale Wahlfreiheit – von SaaS bis On-Premises. Dank tiefer ITIL®-Prozessunterstützung, flexiblen Anpassungsmöglichkeiten und starker Integrationen erhalten Unternehmen ein Service-Management, das nicht nur heute, sondern auch in Zukunft trägt.

Wer also nach einer echten Freshdesk-Alternative sucht, findet in ky2help® die Lösung, die Sicherheit, Effizienz und Flexibilität vereint – und damit die beste Grundlage für nachhaltiges Service-Management schafft.
 

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Unsere Kunden sind überzeugt

 

 

 

 

 

 

 

Nico Eichler, AWO Sachsen-West

 

«Bei KYBERNA überzeugt mich das gesamte Kommunikations-Paket: Ich habe einen einzigen, direkten Ansprechpartner für Consulting-Anliegen. Auch bei technischen Fragen oder im Support-Fall ist die richtige Person per Direktwahl nur einen Anruf entfernt. Diese sehr gute Erreichbarkeit und die schnelle Hilfe schätzen wir ausserordentlich.»

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Karsten Tremmel, Motel One

 

«Um die unternehmensweite Agilität im Tagesgeschäft zu unterstützen, kam für uns nur eine qualitativ hochwertige und flexible ITSM-Lösung infrage. Mit IT Service Management ky2help® sind wir in der Lage, eigendefinierte Prozesse schnell und flexibel abzubilden.»

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Ivo Solèr, thyssenkrupp Presta AG

 

«Seit der Umstellung von der Version 3.6 auf 4 hat sich das ky2help® bei uns von einem ITSM zu einem ESM-System weiterentwickelt.»

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Daniel Banzer, ARGUS Sicherheitsdienst AG

 

«Die transparente Darstellung aller Bearbeitungsschritte sowie Dokumentation von Folgeaufgaben in einem Case macht die Nachbearbeitung im Kundenservice wesentlich effizienter.»

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10 Gründe

Warum Unternehmen ky2help® lieben

Entdecken Sie mit ky2help® eine herausragende Software, die speziell auf die Anforderungen von IT-Abteilungen zugeschnitten ist. Unser Tool bietet Ihnen herausragende Vorteile und Flexibilität für die Optimierung Ihrer ITSM-Prozesse. Erfüllen Sie die Erwartungen und steigern Sie die Effizienz Ihrer Prozesse.

Wahlweiser Betrieb: SaaS oder on Premise

Treffen Sie Ihre freie Wahl zwischen einem ky2help® SaaS- oder On-Premise Betrieb. Ein Wechsel des Betriebsmodells ist jederzeit möglich. Für den SaaS-Betrieb bieten wir Ihnen ausgewiesene Rechenzentren in der Schweiz und Deutschland zur freien Wahl an.

100 % DSGVO-konform

Die Software erfüllt sämtliche EU-Richtlinien und ist zu 100 % DSGVO-konform. Dies garantiert den Schutz der personenbezogenen Daten und die Einhaltung aller relevanten Datenschutzbestimmungen innerhalb der Europäischen Union.

Geringe Setup- und Betriebskosten

Individualität ja und zwar ohne hohen Kostenfolgen für Anpassungen und Updates. Sie profitieren von einer schnellen Einführung. Zudem erhalten Sie mit jedem Update Softwareweiterentwicklungen kostenfrei.

Das Lizenzmodell bietet faire Konditionen ohne versteckte Kosten – Mobile-App inklusive.

 

Modulare Software-Suite

Der Softwareumfang richtet sich nach Ihren Bedürfnissen. Einfaches ein-/ausblenden von Prozessen und Modulen. ky2help® ist übersichtlich, aufgeräumt und einfach in der Bedienung.

 

Lieferantenunabhängig mit minimalem Schulungsaufwand

ky2help® ist eine einfach einzurichtende Weblösung im responsive Design mit Drag-and-Drop-Techologie. Die Prozessdigitalisierung und Softwareparametrisierung können Sie lieferantenunabhängig vornehmen. Dank hoher Usability und modernster Web-Technologie ist der Schulungsaufwand minimal.

Ganzheitliche Kompetenz

Wir stellen Ihnen einen kompetenten Projektleiter zur Seite. Keine ständigen Wechsel von Fachkompetenzen im Projekt. KYBERNA ist Hersteller und Partner in einem und stets Ihr direkter, persönlicher Ansprechpartner. Über den Vertrieb, Projektierung, GoLive bis hin zur laufenden Wartung und Support. Der Softwarehersteller als Ihr «single point of contact». Wir bieten höchste Kompetenz und Zuverlässigkeit.

 

Integration ohne Kostenexplosion

ky2help® bietet zahlreiche Standardschnittstellen out-of-the-box. Unsere Stärke liegt zudem in der Realisation Ihrer individuellen Kommunikations-Bedürfnisse. Dies ohne Kostenexplosion.

Unsere Lösung basiert auf modernen, schlanken RestAPIs. Flexible Webservices mit beliebiger Integration in Ihre IT- und Unternehmensprozesse über BPMN 2.0 sind oft eine preiswerte und vor allem effektive Alternative.

 

Standards mit höchstem Reifegrad

Out-of-the-box stellt Ihnen ky2help® PeopleCert zertifizierte ITIL®-Prozesse zur Verfügung. Alle Prozesse sind interdisziplinär verknüpft. Die Software ist durchgängig und einheitlich konzipiert. Sie erhalten eine zentrale ITSM und ESM Plattform für Ihre unternehmensweiten Service-Prozesse. ky2help® basiert auf über 20 Jahre Erfahrungen im ITSM.

Wir sprechen Deutsch

Von unserem Hauptsitz in Vaduz (FL) agieren wir aus der DACH-Region für die DACH-Region. Wir bedienen den gesamten deutschsprachigen Raum. Kompetente Beratung und Support in einer gemeinsamen Sprache sind das A und O für eine erfolgreiche Partnerschaft. Mit KYBERNA setzen Sie auf einen Softwarehersteller in Ihrer Nähe.

Intuitive Benutzeroberfläche

ky2help® ist einfach zu bedienen und ermöglicht es Ihnen, Ihre IT-Serviceprozesse schnell und effektiv zu verwalten. Das Prozessdesign erfolgt per Drag-and-Drop auf Basis BPMN 2.0.

 

Karsten Tremmel

«Um die unternehmensweite Agilität im Tagesgeschäft zu unterstützen, kam für uns nur eine qualitativ hochwertige und flexible ITSM-Lösung infrage. Mit IT Service Management ky2help® sind wir in der Lage, eigendefinierte Prozesse schnell und flexibel abzubilden.»

Karsten Tremmel  |  Director IT Motel One

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